Az elmúlt évek gazdasági és technológiai folyamatai alapjaiban írták felül a munkahely fogalmát. Ami korábban csak a technológiai startupok kiváltsága volt, az mára a hazai kkv-szektor és a nagyvállalati kör számára is alapvető elvárássá vált. A távmunka és a hibrid munkavégzés azonban nemcsak kényelmi kérdés, hanem komoly adminisztrációs és jogi megfelelési feladat is a cégvezetők, a HR-esek és a bérszámfejtők számára.
Jogszabályi keretek és a munkaszerződések precizitása
A Munka Törvénykönyve (Mt.) ma már rugalmasan kezeli a távmunkát, de a keretek rögzítése a munkáltató felelőssége. Fontos hangsúlyozni, hogy távmunkának az a tevékenység minősül, amelyet a munkavállaló a munkaidő egy részében vagy egészében a munkáltató telephelyétől elkülönült helyen végez. A hibrid modell alkalmazásakor – amikor például heti két nap otthoni, három nap irodai munkavégzésben állapodnak meg a felek – a munkaszerződésben pontosan definiálni kell az arányokat és az utasításadási jogköröket.
A munkaszerződés módosításakor kiemelt figyelmet kell fordítani a munkavédelmi előírásokra is. A munkáltató távolról is felelős azért, hogy az alkalmazott egészséges és biztonságos körülmények között dolgozzon. Ez sok esetben egy előzetes, akár digitális kérdőív vagy fotódokumentáció bekérésével is kiváltható, de a szabályozást mindenképpen rögzíteni kell a belső szabályzatban.
Költségtérítés és bérszámfejtési optimalizálás
A bérszámfejtés oldaláról az egyik legfontosabb kérdés a költségek elszámolása. A hatályos jogszabályok lehetővé teszik az úgynevezett rezsiátalány kifizetését. Ez egy olyan igazolás nélkül elszámolható költségtérítés, amely a havi minimálbér 10%-áig terjedhet, és adómentesen adható a távmunkát végző munkavállalónak.
Érdemes tudni, hogy amennyiben a munkavállaló nem a teljes hónapot tölti távmunkában (hanem hibrid modellben dolgozik), a térítés összege a távmunkában töltött napokkal arányosan csökken. A bérszámfejtőknek tehát szorosabb együttműködésre van szükségük a jelenléti íveket kezelő kollégákkal, hogy a kifizetések pontosak legyenek és egy esetleges adóellenőrzés során is megállják a helyüket. Emellett a munkáltató dönthet úgy is, hogy a munkavégzéshez szükséges eszközöket (laptop, monitor, internet) közvetlenül biztosítja, ami szintén speciális elszámolási szabályokat von maga után.
Technológiai megoldások és az ellenőrzés határai
A digitalizáció lehetővé tette, hogy olyan szektorok is a felhőbe költözzenek, ahol a fizikai jelenlét korábban megkerülhetetlennek tűnt. Vegyük például az ügyfélkapcsolati szektort: egy modern call center ma már nem igényel hatalmas irodaházakat és egymás mellett ülő operátorokat. A felhőalapú rendszereknek köszönhetően a hívások kezelése, a CRM-rendszerek elérése és az ügyféladatok védelme ugyanolyan biztonságosan megoldható egy otthoni dolgozószobából is, mint egy központi irodából.
Azonban a technológia adta lehetőségekkel együtt jár a kontroll kérdése is. A munkáltatónak joga van ellenőrizni a munkafolyamatokat, de ezt a GDPR és a személyiségi jogok szigorú tiszteletben tartásával kell tennie. A szoftveres megfigyelés (például képernyőmentések vagy billentyűleütések naplózása) sokszor jogilag aggályos lehet, ezért javasolt inkább az eredményalapú mérés és a felhőalapú kollaborációs eszközök használata, amelyek transzparens módon mutatják a haladást anélkül, hogy sértenék a magánszférát.
A hosszú távú hatékonyság záloga: a digitális tudatosság
A távmunka nem csupán egy átmeneti trend, hanem a fenntartható és költséghatékony vállalati működés alapköve. Azok a cégek, amelyek képesek a jogi és bérszámfejtési hátteret megfelelően rendezni, jelentős előnyre tesznek szert a munkaerőpiacon. A digitális átállás során azonban ne feledkezzünk meg a belső kommunikációról és a tudástárak folyamatos frissítéséről sem. A papíralapú ügyintézést felváltó digitális dokumentumkezelés és a felhőalapú infrastruktúra nemcsak a távmunkát teszi lehetővé, hanem a cég teljes értékét is növeli a 21. századi gazdasági környezetben.
